Планирање на проект за влијание

• Структуриран пристап за постигнување на специфични цели во рамките на дефиниран временски рок и буџет.
• Вклучува планирање, организирање и контролирање на ресурсите за да се испорача успешен проект.
• Од суштинско значење за координирање на задачи, управување со ризици и обезбедување успех на проектот.
• Се фокусира на усогласување, комуникација и одговорност меѓу засегнатите страни.
• Ги нагласува резултатите од проектот, пресвртниците и роковите.

1. Уникатен потфат
   За разлика од рутинските операции, проектите испорачуваат специфични резултати во рамките на дефинирани временски, буџетски и ресурсни ограничувања. Секој проект бара прилагоден пристап за да ги исполни своите уникатни цели.
2. Комплексен процес
   Успехот зависи од ефикасни алатки и методологии за управување, вклучувајќи структури за распределба на работата, GANTT дијаграми и координирана комуникација со засегнатите страни.
3. Интеграција на општествена одговорност на претпријатијата
   Современите проекти мора да вклучуваат метрики за животната средина, општеството и управувањето (ESG), обезбедувајќи одржливи практики и одговорно деловно однесување во текот на целото нивно извршување.
4. Управување со ризици
   Систематското идентификување и ублажување на потенцијалните проблеми преку структурирани алатки за проценка на ризик и планирање за непредвидени ситуации обезбедува отпорност на проектот.
5. Континуирано подобрување
   Редовното следење на перформансите преку специфични KPI, во комбинација со процеси на систематски преглед, овозможува континуирана оптимизација и задржување на знаењето.

• Истражување на неистражени територии
• Балансирање на приоритетите
• Управување со работното оптоварување
• Исполнување на очекувањата на засегнатите страни

• Дефиниција
  Поставете цели, спецификации, задачи и одговорности.
• Планирање
  Воспоставете временски рамки, буџети, ресурси и управување со ризици.
• Извршување
  Редовни извештаи за напредокот, имплементација на промени, контроли на квалитетот.
• Затворање
  Обука на клиенти, пренос на документација, ослободување на ресурси, научени лекции.

Извор: Адамс, Џуниор иБарндт, SE „Импликации од животниот циклус на организацијата за големи проекти“. Project Management Quarterly, том IX, бр. 4, декември 1978, стр. 32-39.

Еволуцијата на управувањето со проекти доведе до фундаментална промена во начинот на кој се мери и постигнува успехот. Разбирањето на двата пристапа им помага на организациите ефикасно да ја извршат транзицијата.

Традиционален пристап

Фокусирајте се на ефикасноста и краткорочната профитабилност, првенствено мерејќи го успехот преку:

• Исполнување на роковите и буџетските ограничувања
• Максимизирање на повратот на инвестицијата
• Постигнување на технички спецификации
• Минимизирање на оперативните трошоци
• Задоволување на непосредните барања на засегнатите страни

Интеграција на општествена одговорност на претпријатијата

Разгледајте ги социјалните и еколошките влијанија заедно со финансиските метрики, вклучувајќи:

• Проценки на влијанието врз животната средина
• Ангажман на заедницата и социјални придобивки
• Долгорочни цели за одржливост
• Етичко управување со синџирот на снабдување
• Создавање вредност за засегнатите страни надвор од акционерите

Со интегрирање на принципите на општествена одговорност на претпријатијата во управувањето со проекти, организациите можат да создадат одржлива вредност, а воедно да ја одржат оперативната извонредност.

Традиционални проекти
Овие проекти додаваат социјални и еколошки цели на редовните деловни активности. Примерите вклучуваат зголемување на енергетската ефикасност на зградите, намалување на отпадот и подобрување на безбедноста на работното место. Целта е да се прави добро, а сепак да се води успешен бизнис.

Проекти за одговорни иновации
Овие проекти создаваат нови решенија кои им помагаат и на општеството и на бизнисот. Тимовите работат заедно за да развијат производи или услуги кои решаваат социјални или еколошки проблеми. На пример, создавање еколошки амбалажи, олеснување на банкарското работење за сите или дизајнирање производи за луѓе кои често се занемаруваат.

Проекти за организациска трансформација
Овие проекти го менуваат начинот на кој целата компанија работи за да стане поодржлива. Ова значи ажурирање на начинот на кој се прават работите, промена на културата на компанијата и преиспитување на деловните практики. Примерите вклучуваат намалување на отпадот преку програми за рециклирање, создавање нови лидерски улоги и подобро следење на влијанието врз животната средина.

Во контекст на управувањето со проекти, ефектот на пеперутка покажува како навидум малите дејства можат да генерираат значителни влијанија со текот на времето.

• Принципот на нелинеарност
  Промените во проектите не секогаш следат линеарна прогресија. Мала почетна модификација може да предизвика серија експоненцијални подобрувања.
• Моќта на постепената промена
  Трајните трансформации често се резултат на низа мали прилагодувања, а не на радикални промени, што овозможува подобра адаптација и прифаќање.
• Ефектот на засилување
  Малите позитивни промени имаат тенденција да се засилат кај различните засегнати страни и фазите на проектот, создавајќи корисен ефект на снежна топка.
• Системското влијание
  Секоја модификација, дури и најмала, може да влијае на целиот систем на проектот, создавајќи каскадни ефекти што одат подалеку од почетниот опсег.

• Адаптивен пристап
  Усвојте агилни и флексибилни методи за управување со проекти.
• Мониторинг на критични точки
  Идентификувајте каде малите одлуки можат да имаат големо влијание.
• Управување со неизвесност
  Бидете подготвени да се справите со неочекувани настани во текот на целиот проект.

Теоријата на промена (ТП) е методологија што ги мапира чекорите потребни за постигнување на долгорочна цел. Таа одговара на прашањето: „Како и зошто веруваме дека нашите дејства ќе доведат до промената што сакаме да ја видиме?“ Теоријата на промена обезбедува визуелна и наративна рамка за идентификување на клучните елементи на проектот.elements of a project.

1. Влијание
   Крајна промена што треба да се постигне
2. Резултати
   Средни резултати
3. Излезни резултати
   Непосредни резултати од активностите
4. Активности
   Конкретни акции или интервенции
5. Влезови
   Потребни ресурси

• Го разјаснува патот до влијанието
  Обезбедува јасна мапа на патот што ги поврзува дејствата со резултатите преку логички синџир.
• Идентификува критични претпоставки
  Овозможува проценка на ризикот и проактивен развој на стратегии за ублажување.
• Овозможува донесување одлуки врз основа на докази
  Помага во евалуација на интервенциите и прилагодување врз основа на докази од реалниот свет.
• Поттикнува вклучување на засегнатите страни
  Обезбедува заедничко разбирање на целите и чекорите меѓу сите засегнати страни.

1. Влијание
   Зголемување на стапките на писменост кај девојчињата во руралните заедници.
2. Резултати
   Семејствата ја препознаваат вредноста на образованието на девојчињата; Училиштата стануваат достапни и безбедни; Политиките обезбедуваат стимулации за присуство.
3. Излезни резултати
   Кампањи за подигање на свеста; Изградба на училишна инфраструктура; Програми за обука на наставници.
4. Активности
   Спроведување работилници со родители; Соработка со локалните самоуправи; Развивање обука што е сензитивна кон родовата еднаквост.
5. Претпоставки
   Родителите се подготвени да ги пратат своите ќерки на училиште доколку се надминат културните бариери; Владите ќе издвојат средства за развој на инфраструктурата

Теоријата на промена е непроценлива за управување со проекти базирани на влијание. Ги усогласува членовите на тимот и засегнатите страни околу заедничките цели, гради култура на учење и прилагодување и гарантира дека проектите остануваат релевантни и ефикасни. Со користење на ToC, менаџерите на проекти со влијание можат со сигурност да се справат со неизвесноста, да го мерат успехот и да создадат одржливи, трансформативни промени.

1. Сложеност на структурата
   Разделете ги големите цели на управливи чекори
2. Системско размислување
   Разгледајте ги меѓусебните врски меѓу резултатите
3. Усогласување на засегнатите страни
   Создадете заеднички цели и очекувања
4. Адаптивно учење
   Обезбедете релевантност и ефикасност

Јасните цели се клучни за успехот на проектот.

Нејасните цели честопати водат до неуспех на проектот.

Ефективните цели на проектот треба да ја следат SMART рамката за да се обезбеди успех:

1. Specific - специфичен
   Прецизни и добро дефинирани цели
2. Measurable - мерлив
   Квантифицирачки напредок и резултати
3. Ambitious - амбициозен
   Предизвикувачки, но сепак остварливи цели
4. Realistic - еалистичен
   Достижно со расположивите ресурси
5. Time-bound - ременски ограничен
   Јасни рокови за завршување

Секое ниво се надоградува на претходното, почнувајќи со специфична дефиниција и кулминирајќи со временско ограничување на испораката.

1. Цели за животна средина
   Одржливост и еколошки отпечаток
2. Социјални цели
   Влијание врз вработените и заедниците
3. Економски цели
   Традиционални финансиски цели

Успешната стратегија за општествена одговорност на претпријатијата ги интегрира сите три вида цели, градејќи од силна економска основа преку социјално влијание до одржливост на животната средина.

• Управен комитет
  Обезбедува усогласеност со стратегијата за општествена одговорност на претпријатијата и одобрува големи иницијативи за одржливост. Ги разгледува проценките за влијанието врз животната средина и повратните информации од заедницата на квартално ниво.
• Спонзор
  Обезбедува финансирање за еколошки технологии и социјални иницијативи. Ги промовира целите за одржливост на проектот пред вишиот менаџмент.
• Менаџер на проект
  Урамнотежува тројни цели на профитот, додека ги следи KPI-ите за животната средина и вклучувањето на засегнатите страни. Води месечни сесии за повратни информации од заедницата.
• Проектен тим
  Имплементира одржливи практики, ги следи метриките за намалување на јаглеродот и одржува односи со локалните заедници. Известува за напредокот во општествената одговорност на претпријатијата на секои три месеци.

• Контекст на проектот
  Зошто го правиме овој проект, вклучувајќи ги деловните потреби и пазарните можности. Ги објаснува тековните проблеми што се обидуваме да ги решиме и како ова се вклопува во целите на компанијата.
• Опсег и граници
  Што е дел од проектот, а што не. Наведува што ќе испорачаме, кога ќе ги завршиме клучните чекори и што може да нè ограничи. Вклучува што претпоставуваме и од која друга работа зависиме.
• SMART цели
  Што сакаме да постигнеме, со јасни цели и рокови. Наведува како ќе го мериме успехот и какви резултати очекуваме. Соодветствува со она што го сакаат организацијата и засегнатите страни.
• Улоги на засегнатите страни
  Кој што прави во проектот. Покажува кој е задолжен, кој донесува одлуки и како сите треба да работат заедно. Вклучува членови на тимот, лидери и партнери.

Структурата за распределба на работата (WBS) е хиерархиско разложување на проектот на помали, полесно управливи компоненти. Таа служи како основа за планирање, проценка и контрола на проектот.

• Клучни компоненти
  Резултатите се поделени на работни пакети, задачи и подзадачи, создавајќи јасна хиерархија на елементите на проектот што мора да се завршат.
• Предности на контролата
  Овозможува подобро следење на напредокот, доделување одговорност и управување со обемот. Обезбедува рамка за известување и следење на статусот на проектот.
• Планирачки придобивки
  Помага во распределбата на ресурсите, проценката на трошоците, развојот на распоредот и идентификувањето на ризиците. Ги прави сложените проекти полесни за управување со нив со нивно делење на помали делови.
• Интеграција со CSR
  Овозможува јасна идентификација на иницијативите за одржливост и активностите за социјално влијание во рамките на поширокиот опсег на проектот, осигурувајќи дека целите на општествената одговорност на претпријатијата се правилно адресирани.

При креирање на WBS, важи правилото од 100%: збирот на целата работа на секое ниво мора да биде еднаков на 100% од работата потребна за завршување на проектот.

RBS ги структурира одговорностите на проектот преку нивно поврзување со улоги или оддели во рамките на организацијата. Оваа хиерархиска рамка обезбедува јасна одговорност и спречува преклопување на задачите преку мапирање на специфични резултати на организациски единици или поединечни улоги.

1. Јасна одговорност
   Дефинира кој е одговорен за секоја компонента на проектот и резултат, елиминирајќи ја забуната околу сопственоста на задачата.
2. Оптимизација на ресурси
   Помага во балансирањето на работното оптоварување меѓу тимовите и спречува прераспределба на ресурсите и недоволна искористеност.
3. Придобивки од интеграција
   Работи заедно со WBS за да создаде сеопфатна рамка за управување со проекти, осигурувајќи дека и задачите и одговорностите се правилно усогласени.

Кога е ефикасно имплементирано, RBS станува витална алатка за менаџерите на проекти за да се осигурат дека сите компоненти на проектот имаат јасна сопственост и дека организациските ресурси се користат ефикасно.

Оваа RACI матрица ги дефинира клучните улоги и одговорности за нашата иницијатива за одржливост.

OBS мапира како одговорностите на проектот течат низ различните организациски нивоа, обезбедувајќи јасни линии на овластување и комуникација.

1. Општ менаџмент
   Извршен надзор и стратешка насока
2. Управен комитет
   Меѓуфункционално лидерство и донесување одлуки
3. Оперативни тимови
   Секојдневно извршување и имплементација
4. Надворешни соработници
   Консултанти, добавувачи и партнери

Секое ниво на OBS игра клучна улога во успехот на проектот. Генералниот менаџмент обезбедува визија и ресурси, додека Управниот комитет обезбедува усогласеност со организациските цели. Оперативните тимови се грижат за тактичкото извршување, поддржани од надворешни соработници кои носат специјализирана експертиза.

CPM ги идентификува основните задачи што го одредуваат вкупното времетраење на проектот. Критичната патека се состои од активности без маргина за грешка (нулта пловичка), што значи дека секое доцнење во овие задачи директно влијае на датумот на завршување на проектот.

Овој метод вклучува мапирање на сите проектни активности и нивните зависности во мрежен дијаграм, пресметувајќи го најдолгиот пат низ мрежата. Активностите на критичниот пат бараат внимателно следење и проактивно управување со ресурсите за да се спречат доцнења.

• Клучни компоненти
  Рани датуми на почеток/завршување, доцни датуми на почеток/завршување и пресметки на временски период за секоја активност
• Предности
  Помага да се приоритизираат задачите, да се оптимизира распределбата на ресурсите и рано да се идентификуваат ризиците од распоредот
• Фокус на управувањето
  Им овозможува на менаџерите на проекти да ги концентрираат своите напори на активности што директно влијаат на завршувањето на проектот.

1. Идентификувајте задачи и зависности
   • Наведете ги сите задачи потребни за завршување на проектот..
   • Определете ги зависностите (кои задачи мора да се завршат пред да можат да започнат другите)..
2. Креирај мрежен дијаграм
   • Претстави ги задачите како јазли, а зависностите како стрелки што ги поврзуваат.
3. Проценка на времетраењето на задачите
   • Доделете времетраење на секоја задача врз основа на достапните податоци.
4. Премин напред (најрани времиња на почеток и крај)
   • Најран Почеток (ES): Најраниот број што може да започне една задача (максимум од најраниот крај на претходниците).
   • Најран крај (EF): ЕS времетраење на задачата.
   • Движете се напред низ мрежата, пресметувајќи ги ES и EF за сите задачи.
5. Премин назад (Најдоцни времиња на почеток и крај)
   • Најдоцен Завршеток (LF): Најдоцната временска рамка што задачата може да ја заврши без одложување на проектот (минимален LF на следбеници).
   • Најдоцен Почеток (ЛС): LF - времетраење на задачата.
   • Движете се назад низ мрежата, пресметувајќи ги LF и LS за сите задачи..
6. Пресметај го времето на мирување (Slack Time)
   • Време на мирување (Slack) = LS - ES или LF - EF
   • Задачите со нулта подвижна вредност се на Критичната патека (т.е. не можат да се одложат без да влијаат на датумот на завршување на проектот).
7. Идентификувајте го критичниот пат
   • Најдолгата низа на задачи со нулта подвижна вредност го одредува времетраењето на проектот.

Проект: Намалување на јаглеродниот отпечаток од 20% до 2026 година

Критичниот пат се состои од задачи каде што ES = LS и EF = LF, што значи оние кои немаат флексибилност.

Критичниот пат е затоа: A → B → D → E → F → H → I → J

Вкупно времетраење: 67 дена, Задачите C и G имаат одредена флексибилност и не се дел од критичниот пат

PERT е статистичка алатка што се користи во управувањето со проекти за проценка на реалистичното времетраење на проектот кога се соочуваме со неизвесност. За разлика од проценките од една точка, PERT користи три различни временски проценки за да пресмета пондериран просек.

• Оптимистички (О)
  Најдобро можно времетраење под претпоставка дека сè оди совршено. Ова претставува најкратко можно време во кое може да се заврши некоја активност, што се случува приближно во 1% од времето.
• Најверојатно (М)
  Најреално времетраење врз основа на нормални услови и минато искуство. Ова е времето што ќе го одземе активноста под нормални околности, со најголема тежина во формулата.
• Песимистички (П)
  Најлошо можно времетраење земајќи ги предвид потенцијалните проблеми и доцнења. Ова го претставува најдолгото време што може да трае една активност доколку се појават значителни проблеми.

Проценето времетраење = (O 4M P) / 6

Оваа формула за пондериран просек дава поголемо значење на Најверојатната проценка (4x тежина), земајќи ги предвид и најдобрите и најлошите сценарија. Овој пристап им помага на менаџерите на проекти да креираат пореални распореди со земање предвид на неизвесноста и ризикот.

• Формулата дава 50% веројатност за завршување во рамките на проценетото време
• Стандардната девијација може да се пресмета како (P - O) / 6 за да се разбере веродостојноста на проценката
• PERT проценките се особено вредни за нови или сложени проекти со ограничени историски податоци.

Пресметување на времетраењето на PERT

Очекуваното времетраење (TE) за секоја задача може да се пресмета со помош на PERT формулата:

A → B → D → E → F → H → I → J(вкупно60денови)

Гантов дијаграм е визуелна алатка за управување со проекти што прикажува задачи по хоризонтална временска линија, олеснувајќи го следењето на напредокот и зависностите.

Секоја задача е претставена со хоризонтална лента чија должина го означува нејзиното времетраење, со јасно означени датуми на почеток и крај.

Клучните карактеристики на Гантовата табела вклучуваат:

• Зависности на задачите што покажуваат како активностите се поврзани едни со други
• Ленти за напредок што го покажуваат процентот на завршување на секоја задача
• Распределба на ресурси низ различни фази на проектот
• Пресвртници што означуваат значајни достигнувања на проектот

Краток опис на проектот: Овој проект има за цел да анализира нееднаквости во емисиите на јаглерод во рамките на инженерска компанија користејќи податоци од BDESE и TBS 2024. Целта е да се откријат потенцијални нееднаквости, да се спроведе квалитативно истражување и да се предложат корективни мерки.

Тимови и временска рамка

• 3 тима се доделени на овој проект..
• Проценетото времетраење е 6 недели.

Task Precedence Summary

GANTT Chart

🔵 = Task in progress

Зошто да се следи буџетот?

Мониторингот на буџетот е камен-темелник на ефикасното управување со проекти, овозможувајќи целосна контрола на финансиските ресурси.

• Проактивно идентификувајте ги разликите помеѓу фактичките и планираните трошоци
• Предвидете ги финансиските ризици и оптимизирајте ја распределбата на ресурсите
• Донесувајте стратешки одлуки врз основа на конкретни податоци
• Обезбедете примерно финансиско управување со засегнатите страни

Во контекст на проектите за општествена одговорност на претпријатијата, оваа буџетска строгост ја покажува нашата посветеност на комбинирање на економските перформанси и позитивното влијание.

Планирана вредност (PV)
PV претставува буџетски трошок за работа закажана во даден временски момент. Таа воспоставува основна линија за мерење на перформансите што им помага на менаџерите на проекти да го следат напредокот во однос на оригиналниот план.

Заработена вредност (EV)
EV ја мери овластената работа физички завршена, изразена во однос на буџетот доделен на таа работа. Обезбедува објективни мерења на напредокот со претворање на завршените резултати во нивната буџетирана вредност во долари. Ова ни овозможува да утврдиме дали сме понапред или заостануваме зад распоредот.

Вистинска цена (AC)
Наизменичната струја ги одразува вкупните трошоци што всушност се направени за извршување на работата во даден период. Со споредување на наизменичната струја со електричните и фотоволтаичните системи, раководителите на проекти можат да идентификуваат варијации во трошоците и да ги предвидат конечните трошоци. Оваа анализа од три точки овозможува донесување одлуки врз основа на податоци за корективни мерки и дава сигнали за рано предупредување за потенцијални пречекорувања на буџетот или доцнења во распоредот.

Разлика во трошоците (CV)
CV = EV - AC
На пример, ако нашата заработена вредност е 245.000 долари (завршена подготовка на локацијата и материјали), но реалните трошоци се 260.000 долари, нашата биографија е -15.000 долари, што укажува дека сме го надминале буџетот.

Варијанса на распоредот (SV)
SV = EV - PV
Ако до 8-мата недела завршиме работа во вредност од само 200.000 долари, кога планиравме 245.000 долари, нашата SV е -45.000 долари, што покажува дека доцниме со нашата соларна инсталација.

Индекс на трошоци и перформанси (CPI)
CPI = EV / AC
Ако сме заработиле 95.000 долари од вредност за инсталација на соларни панели, но потрошиле 105.000 долари, нашиот CPI е 0,90, што значи дека добиваме вредност од 0,90 долари за секој потрошен долар, вклучувајќи ја и нашата инвестиција во еколошки панели.

Контролни табли
Визуелизација на проектните метрики во реално време, вклучувајќи заработена вредност, варијација на трошоците и перформанси на распоредот. Интеграција на индикатори за одржлив развој со традиционални KPI на проектот за сеопфатно следење.

KPI-и
Критични метрики, вклучувајќи индекс на трошоци и перформанси (CPI), отстапување од распоредот (SV) и стапки на завршување на пресвртниците. Следење и на финансиските перформанси и на целите за одржлив развој преку квантификливи индикатори.

Индикатори за општествена одговорност на претпријатијата
Специјализирани метрики за следење на влијанието врз животната средина (намалување на јаглеродниот отпечаток, користење на обновлива енергија), општествена одговорност (ангажман на заедницата, работни практики) и економска одржливост (интеграција на локални добавувачи, одржливи стапки на набавки).

Матрицата на ризик помага да се идентификуваат, проценат и да се даде приоритет на ризиците од проектот врз основа на нивното влијание и веројатност. Оваа визуелна алатка им овозможува на менаџерите на проекти да донесуваат информирани одлуки за стратегиите за ублажување на ризикот.

1. Мониторинг и контрола
   Редовна ревизија и ажурирања
2. Приоритизирај и планирај
   Категоризација на ризик и одговор
3. Проценка на влијанието и веројатноста
   Проценете ја веројатноста и последиците
4. Идентификувајте ги ризиците
   Документирајте ги потенцијалните закани и можности

Анализа на резултатите
Проверете дали ги исполнивме целите на нашиот проект преку преглед на бројките и вкупните резултати. Прегледајте дали сме останале во рамките на буџетот, сме завршиле на време и сме го исполниле она што сме го ветиле.

Научени лекции
Запишете што научивме, вклучувајќи ги предизвиците со кои се соочивме и решенијата што функционираа добро. Следете ги овие сознанија за да ви помогнат поефикасно да планирате и да ги спроведувате идните проекти.

Собирање повратни информации
Прашајте ги членовите на тимот, засегнатите страни и корисниците што мислат преку анкети и состаноци. Добивањето повратни информации од сите ни помага да разбереме што функционирало добро и што можеме да направиме подобро следниот пат.

Евалуација на влијанието на корпоративната општествена одговорност (ООП)
Погледнете колку добро ги исполнивме нашите социјални и еколошки цели. Проверете како ѝ помогнавме на заедницата, го намаливме влијанието врз животната средина и создадовме вредност за засегнатите страни. Забележете ги и очекуваните и неочекуваните резултати за подобрување на идните проекти за одржливост.

Интегрирањето на општествената одговорност на претпријатијата (ООП) во управувањето со проекти не е само тренд, туку и неопходност за одржливи деловни практики и долгорочен успех.